跟着小帅学账务（六）凭证管理
这天小帅在盘点账务的时候发现了两个问题：
财务粗心把账记错了。原本是要记录
Dr 原料支出 - Cr 头寸户，记成了Dr 租金支出 - Cr 头寸户由于包子铺的资金都存在银行里，到了计息日银行派发了一笔利息，严格上说利息也属于经营过程中的收入，这个账应该怎样记录在账本里？（小帅担心的是如果账本可以随意记录，存在账目被篡改的可能）
关于记错账的问题，需要把原来的账抹掉再重新记吗？这样是否存在风险？
带着这些问题，小帅先咨询了在银行工作的小白，小白介绍了在银行里处理错账的办法。
红冲和蓝冲
在计算机未普及的时代，都是人工记账的，如果账记错了有两种方式进行修正。
红冲。如果会计科目没有记错而是金额多记了，就用红笔更正金额，如果多记了30元就补记一个-30元进行冲销。
蓝冲。如果会计科目记错了，就用蓝笔更正，把借贷方向反过来，金额不变再记一笔。
这两种说法在后来沿用了下来，红冲指生成一份与错误凭证借贷方向相同，但金额为负数的凭证，蓝冲指生成一份与错误凭证金额相同，但借贷方向相反的凭证。
那什么是凭证？凭证又怎么管理呢？
凭证
从账务管理上说，每一笔账都不能随便记录，需要有记账的理由。
广义上来说，我们把记账的凭据就叫做凭证，可以认为凭证是原因，记账是结果，凭证是驱动记账的，不可以存在无凭证的记账。
这样来看所有的交易记录都可以作为凭证，比如客户买包子的记录，采购原材料的单据，甚至于缴纳租金的收据。
凭证可以是物理的，也可以是电子的，只要能合理解释一笔记账就可以。
既然这样，财务在账务系统上进行的一些操作记录，是否可以当凭证？ ---- 完全可以
狭义上来说，财务人员在账务系统上有一些特殊操作，这类操作会影响到内部户记账，我们把这类操作记录保存下来，称作凭证。
再把这些凭证进一步抽象，形成了四种凭证类型：挂账凭证、销账凭证、登账凭证、调账凭证。
挂销登调
挂账凭证
对于存疑的资金，通过挂账的方式先挂起，待排查清楚后再进行处置。在跟着小帅学账务(4) 资金对账中有过说明
小帅包子铺昨日卖包子总共记账1000元，但是外卖平台清算时却给了1010元，多出来的10元就会挂账，产生一个挂账凭证。
这个挂账凭证对应的记账是Dr应收应清算 - Cr待查收入
这样挂账的好处是其他的内部户账都是平的，现在我们只需关注待查收入就行了。
销账凭证
有挂账就需要排查其原因，还是上面这个例子，有可能是在做明细对账时有一笔我方流水还没落库，排查时找到了这笔晚到的我方流水，这时就可以把挂账凭证绑定我方流水销账。这是一个完整的操作，会生成一个销账凭证，记账，原来的挂账凭证状态也会变更为已销账。记账如下：
另一种可能，就是对方清算确实多给了10元，可以通过其他方式把账款退回，同时这一笔挂账就可以直接撤销。这个撤销操作同样会生成一个销账凭证，记账，原来的挂账凭证变更为已销账。记账如下：
这里的销账用红冲、蓝冲都可以，习惯于用蓝冲，这样记账金额可以不用是负数。
从上面例子可以看到，挂销账是成对存在的，有挂必有销。
登账凭证
登账凭证起到一次性登记作用，无需销账，例如小帅说的银行利息，就可以用登账的形式记录。
登账时填写理由是银行利息，会生成一个登账凭证，并记账Dr头寸户 - Cr利息收入
调账凭证
调账则可以用于解决账记错的场景，例如本文一开始提到的问题1，就可以发起一笔调账，把错误的账进行修正：
凭证是财务人员进行资金管理的法宝，但也不能滥用。需要注意
挂账要及时销掉，避免错账越来越多
所有凭证操作严格上都需要一人经办、一人复核
像对账差异挂账、手续费登账这样相对明确的场景可以做成自动化（系统自动复核），但销账和调账是不可以跳过复核的